Coordonnateur(trice) du département de service

SOMMAIRE :

Sous la supervision du Directeur de service, le ou la titulaire du poste planifie et organise le département de service ainsi que l’horaire du personnel attitré. Il s’assurera de la logistique et le bon fonctionnement du département afin qu’il soit optimal en tout temps.

LISTE DES RESPONSABILITÉS :

Service à la clientèle :

• Répondre aux appels de l’entreprise et transférer les lignes à qui de droit, s’il y a lieu
• Effectuer la correspondance avec les membres du personnel qu’il a un invité externe à la
  réception
• Répondre aux appels de service, demandes et questions des clients
• S’assurer que les services demandés soient obtenus dans le meilleur délai possible
• Contribuer à bâtir une relation de confiance et de partenariat avec les clients
  conjointement avec le Directeur de service
• Faire des relances sur des soumissions déjà envoyées
• Effectuer le suivi avec le Directeur de service l’évolution des travaux de service réalisés et
  en attentes

Gestion administrative et facturation :

• Gérer le personnel de service
• Assister aux rencontres de convocation du personnel
• Coordonner l’horaire du personnel de service via le calendrier
• Valider les feuilles de temps des employés en fonction des feuilles de travail
• Coordonner la réunion mensuelle de service et compte rendu
• Produire les rapports requis, inspection thermographie, scan de dalle, tests, etc.
• Établir des méthodes par la création d’outils de travail afin de rendre le département de service optimal et efficient
• Exercer un suivi d’ensemble sur les projets, les échéanciers, et sur les estimés des projets pour éviter la perte de temps de l’équipe de service
• Préparer les soumissions de travaux particuliers à la demande du Directeur
• Compléter les ordres de travail en s’assurant l’exactitude des matériaux et des heures à facturer aux clients
• Envoyer les factures aux clients lorsque travaux terminés
• Produire les lettres d’augmentation des taux de service, le cas échéant
• Faire un suivi restreint des recevables du département de service, et des retards de paiement de certains clients
• Approuver les dépenses fait par le personnel de service et fait le suivi pour la refacturation si applicable

Suivi des achats :

• Faire le suivi des commandes, des relâches et procède aux relances du département de service pour, le cas échéant
• Apporter un support aux achats pour produits ou outils spécifiques
• Faire la préparation des retours de marchandise et transmet l’information à l’entrepôt pour le transporteur
• Faire le suivi des entretiens de EPI, calibration des appareils de mesure avec logiciel Hector
• Faire les achats du matériel de bureau

QUALIFICATIONS REQUISES :

• DEP en administration, électricité ou l’équivalent ou toutes formations pertinentes
  (ATOUT)
• Minimum de 2 ans d’expérience en service à la clientèle dans le domaine du service
• Bonne connaissance de la suite Office
• Bilinguisme français /anglais à l’oral et à l’écrit (ATOUT)

QUALITÉS, APTITUDES ET COMPÉTENCES RECHERCHÉES :

• Professionnalisme et bonnes compétences en communication et relations
  interpersonnelles
• Sens de l’organisation et une bonne structure de travail
• Bonne gestion du temps et des priorités
• Excellent esprit d’équipe et de collaboration